Un Applicant Tracking System (ATS) peut être un atout précieux pour le processus de recrutement de votre entreprise. Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de pouvoir exploiter son plein potentiel. Dans cet article, nous allons vous présenter 10 conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de votre solution ATS.
1. Formation initiale complète
Le premier conseil consiste à fournir une formation complète à votre équipe recrutement dès le début. Assurez-vous qu'ils maîtrisent les fonctionnalités clés de l'ATS, y compris la création de postes, la gestion des candidatures et les outils de reporting.
Avant de choisir la solution adaptée à vos besoins et à ceux de votre entreprise, veillez à vous assurer que l’entreprise émettrice de la solution, vous accompagne dans l’onboarding et dans l’utilisation de la solution.
2. Personnalisation pour vos besoins uniques
Chaque entreprise a des besoins de recrutement spécifiques. Personnalisez votre ATS en fonction de vos flux de travail, de vos étapes de recrutement et de vos critères de sélection pour maximiser son efficacité.
Si nécessaire, n’hésitez pas à faire appel à votre CSM dédié chez l’éditeur de logiciel ATS, ils sauront vous aider dans la réalisation cette tâche primordiale
3. Créez des modèles de communication
Gagnez du temps en créant des modèles de communication standardisés mais personnalisés pour les courriels et les messages, et adaptés à chaque candidat !
Cela garantit une communication cohérente tout en simplifiant le processus.
Il est primordial, que chacun de vos candidats, y compris ceux non retenus, reçoivent une réponse personnalisée avec un feedback le plus constructif possible.
Les candidats garderont un bon souvenir de votre entreprise et vous recommanderont potentiellement à d’autres futurs candidats !
4. Optimisez le tri des candidatures
Utilisez les filtres et les outils de tri de l'ATS pour identifier rapidement les candidats les plus pertinents. Cela permet de réduire le temps passé à examiner des candidatures qui ne correspondent pas à vos critères et non pas de les éliminer.
5. Collaboration transparente
Encouragez la collaboration au sein de votre équipe en utilisant les fonctionnalités de partage de l'ATS. Assurez-vous que tous les membres ont accès aux informations nécessaires. Les échanges entre recruteurs, hiring managers et candidats n’en seront que plus fluides. Un vrai coup de boost pour votre process !
6. Intégrations stratégiques
Explorez les intégrations potentielles de votre ATS avec d'autres outils, tels que les plateformes d'entretiens vidéo ou les tests de compétences en ligne, pour rationaliser davantage votre processus de recrutement, assurez-vous que l’ATS choisi puisse intégrer la totalité des outils déjà en place.
Avoir recours à un ATS ou à un nouvel outil de gestion des candidats est souvent un grand changement et un chamboulment pour toute votre équipe. Il est nécessaire que cet outil intègre les outils familiers et utiles à la réalisation et à l’optimisation de vos processus de recrutement.
7. Respect de la conformité
Assurez-vous que votre utilisation de l'ATS est conforme aux réglementations en matière de confidentialité des données et d'égalité des chances pour vos candidats, mais aussi pour tous les collaborateurs.
Votre ATS doit faciliter la conformité, pas la compliquer. Mot magique : RGPD.
8. Analysez les données et les KPIs
Utilisez les outils d'analyse de l'ATS pour surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le temps de recrutement, le taux de conversion des candidats et le coût par embauche.
Utilisez ces données pour prendre des décisions éclairées. L’extraction des données doit être d’une relative facilité, afin que vous puissiez aisément monter et présenter vos reporting.
9. Restez à jour avec les mises à jour
Les solutions ATS évoluent constamment. Assurez-vous de rester à jour avec les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour de votre fournisseur ATS pour tirer pleinement parti de votre investissement.
10. Obtenez les commentaires de l'utilisateur
Enfin, encouragez votre équipe RH à fournir des commentaires sur l'utilisation de l'ATS. Leurs commentaires peuvent aider à identifier des domaines d'amélioration et à optimiser encore davantage votre processus de recrutement.
En suivant ces 10 conseils, vous pouvez exploiter au maximum la puissance de votre solution ATS pour améliorer l'efficacité de votre processus de recrutement. Un ATS bien utilisé peut vous aider à trouver et à embaucher les meilleurs talents plus rapidement et plus efficacement que jamais.
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