Lorsqu'il s'agit de recruter des talents pour une entreprise, il peut être difficile d’établir un processus, une roadmap et de s’y tenir, d'en récolter des données et d’être en mesure de les analyser. C'est là qu'intervient l'outil de recrutement, le système de suivi des candidats (ATS).
En 2021, la digitalisation de l'embauche a permis à 84% des entreprises d'avoir accès à des candidats qualifiés et d'établir des interactions plus personnalisées avec eux. Les entreprises ont également pu traiter les candidatures plus rapidement grâce aux logiciels ATS et à d'autres outils digitaux. Déjà en 2019, 46% des entreprises utilisaient des ATS. L'avenir de l'intelligence artificielle semble prometteur dans ce secteur, car elle offre de nombreuses possibilités pour filtrer les profils lors du recrutement et identifier plus facilement les meilleurs candidats, ou du moins améliorer la correspondance entre les candidats et les entreprises et surtout de convertir ces mêmes candidats en employés !
L'ATS : Quel est cet outil de recrutement ?
Par définition, un ATS (Applicant Tracking System) qui signifie en Français "Système de Suivi des Candidats" est un logiciel de gestion de suivi des candidatures qui permet aux recruteurs de suivre les candidatures pour un poste à pourvoir, de les trier, de les évaluer et de les gérer tout au long du processus de recrutement. De la diffusion de l’annonce à l’onboarding du candidat, le logiciel est conçu pour faciliter la gestion et rendre le processus de recrutement plus rapide et plus efficace sur un principe d’égalité des chances pour les candidats, tout en respectant obligatoirement une politique RGPD (protection des données).
Les ATS sont utilisés par de nombreuses entreprises pour simplifier et améliorer leur processus de recrutement.
Terminé les fichiers Excel indigestes !
Un ATS peut effectuer un certain nombre de tâches :
Publier et multidiffuser des offres d'emploi sur des sites de recherche d'emploi (jobboards) et des réseaux sociaux.
Collecter des CV et des lettres de motivation.
Analyser et trier les candidatures pour éliminer les candidats inadéquats.
Planifier des entretiens et des tests.
Générer des mails/sms de refus et de proposition avec feedback personnalisé pour chaque candidat.
Gérer et animer le vivier de candidats.
Faciliter la collaboration.
Un suivi de la performance des équipes de recrutement.
Permettre un reporting précis et en temps réel.
L’automatisation des tâches répétitives et fastidieuses.
Suivre les candidatures tout au long du processus de recrutement.
etc ...
Pourquoi utiliser un ATS ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est bénéfique d'utiliser un ATS pour la gestion des candidats :
Gagner du temps
Un ATS peut aider à automatiser certaines tâches de recrutement, telles que le tri des CV, ce qui permet aux recruteurs de gagner du temps et de se concentrer sur les candidats les plus qualifiés. Comptez un gain de temps d’1h à 3h par jour grâce à l'automatisation.
Économiser de l'argent
En investissant dans un ATS, les entreprises peuvent économiser de l'argent sur les coûts de recrutement, car elles n'ont pas besoin de dépenser autant de temps et d'argent pour trier les candidatures ou établir des reporting par exemple.
Éviter les erreurs
L'utilisation d'un ATS peut aider à éviter les erreurs de recrutement en s'assurant que tous les candidats sont traités de manière équitable et cohérente tout au long du processus de recrutement.
Lutter contre les biais cognitifs inconscients des recruteurs
Qu'elles portent sur le genre, l'âge, l'apparence ou encore le milieu social, les discriminations à l'embauche altèrent encore fortement l'emploi en France.
Améliorer l'expérience des candidats
Un ATS peut aider à améliorer l'expérience des candidats en leur permettant de postuler en ligne et de recevoir des mises à jour en temps réel sur leur candidature. Un réel atout pour votre marque employeur !
Améliorer la qualité des embauches
Grâce à l'ATS, les recruteurs peuvent se concentrer sur les candidats les plus qualifiés et les mieux adaptés à l'entreprise et au poste, ce qui peut améliorer la qualité des embauches.
Un ATS est un outil essentiel pour les recruteurs qui cherchent à améliorer et optimiser leur processus de recrutement et à gérer efficacement un grand nombre de candidatures. Dotées d'un ATS, les entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent tout en améliorant l'expérience des candidats et des collaborateurs.
Comment choisir le meilleur ATS pour votre entreprise et pour une gestion efficace des candidatures ?
Si vous êtes à la recherche d'un système de suivi des candidatures (ATS) pour votre entreprise, il y a de fortes chances que vous soyez submergé par le nombre d'options disponibles sur le marché. Avec autant de choix, il peut être difficile de savoir quel outil de recrutement est le meilleur pour votre entreprise. Nous allons vous guider à travers les étapes importantes pour choisir le meilleur ATS pour votre entreprise avant d’investir dans la solution idéale.
Évaluez vos besoins
Avant de commencer votre recherche, il est important d'évaluer vos besoins. Déterminez les fonctionnalités que vous recherchez dans un ATS et les exigences spécifiques de votre entreprise. Soyez certain que l'ATS est capable de gérer le volume de candidatures que vous recevez, ainsi que les différentes étapes du processus de recrutement.
📍Voici un cahier des charges des fonctionnalités de l'ATS, qui vous permettra d'évaluer vos besoins et ceux de votre entreprise.
Faites des recherches sur les différents ATS
Une fois que vous avez déterminé vos besoins, faites des recherches sur les différents ATS disponibles sur le marché. Évaluez les fonctionnalités de chaque logiciel et comparez-les en fonction de vos exigences spécifiques. Recherchez également des avis et des commentaires sur les ATS de la part d'autres entreprises pour avoir une idée de leur expérience.
Testez l'ATS
Il est important de tester l'outil avant de d'investir. Demandez une démonstration de la solution pour voir comment elle fonctionne en pratique. Assurez-vous que l'interface est conviviale et facile à naviguer. Testez également la fonctionnalité de recherche de la plateforme pour voir si elle est efficace pour trouver les candidats appropriés.
Évaluez l'intégration avec d'autres outils
Assurez-vous que l'ATS que vous choisissez est capable de s'intégrer avec d'autres outils de recrutement que vous utilisez, tels que LinkedIn, Indeed ou encore les logiciels de gestion RH. Cela permettra une meilleure gestion des candidatures et une expérience plus fluide pour les candidats et pour vos collaborateurs.
Évaluez la sécurité des données
Assurez-vous aussi que le logiciel que vous choisissez offre une sécurité de données optimale. Les informations des candidats doivent être protégées, notamment les informations personnelles telles que les noms, les adresses e-mail et les numéros de téléphone.
Assurez vous d’un bon service client
Un bon service client doit avant tout être ultra disponible et être en capacité de répondre à toutes vos interrogations. Le support se doit de vous accompagner depuis l’onboarding de la solution au suivi quotidien dans l’utilisation. Le service client doit être rapide, efficace et savoir répondre aux besoins et demandes spéciales.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de choisir le meilleur ATS pour votre entreprise. N'oubliez pas que le logiciel que vous choisissez aura un impact important sur votre processus de recrutement. Il est donc important de prendre le temps de faire des recherches et de tester les différentes options disponibles.
Quels sont les différents types d’ATS ?
Les deux types d'ATS les plus courants sont les solutions SAAS (Software as a Service) et les logiciels ATS installés sur les serveurs privés de l'entreprise.
Les solutions SaaS
Les solutions SaaS sont des applications de gestion de candidatures hébergées sur le cloud. Les entreprises accèdent à l'outil via une interface web, moyennant des frais d'abonnement mensuels ou annuels. Ce type de solution est géré et maintenu par le fournisseur de logiciel, qui s'occupe également des mises à jour et des sauvegardes de données. Les données des candidats sont stockées sur des serveurs distants, permettant ainsi une flexibilité et une accessibilité accrues. Elle limite également les dépenses supplémentaires que pourrait générer un ATS stocké sur un serveur privé. Il sera cependant nécessaire de vérifier que la solution que vous souhaitez adopter soit sécurisée et propose une solution de “Single sign one” (SSO), c’est à dire qui propose une authentification unique, Il s’agit d’un système qui permet à un utilisateur d’accéder à plusieurs applications sans avoir à s’authentifier à multiples reprises mais aussi de s’assurer que l’utilisateur a bien le droit d’accéder à l’application de destination.
Les logiciels installés sur serveurs privés
Les logiciels ATS installés sur les serveurs privés de l'entreprise sont des solutions traditionnelles où le logiciel est installé sur les serveurs de l'entreprise elle-même. Les données des candidats sont stockées sur les serveurs de l'entreprise, offrant ainsi un plus grand niveau de sécurité si la cybersécurité de l’entreprise est correctement assurée. Les mises à jour et la maintenance sont gérées par l'entreprise par le service informatique. À noter que cette solution sera plus coûteuse.
Le choix d'un ATS pour votre entreprise est crucial pour une gestion efficace des candidatures. Il est important de déterminer vos besoins spécifiques, de faire des recherches sur les différentes options disponibles, de tester l'outil et de vérifier son intégration avec d’autres outils de gestion de recrutement et qu’il respecte une politique RGPD ( Règlement général sur la protection des données) qui encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l'Union européenne, et enfin, vous assurer d’un très bon service client !